La maitrise de son budget
Faire appel à une assistante administrative indépendante représente un avantage financier, en comparaison aux coûts d’embauche d’un collaborateur ou un intérimaire. Il n’y a pas de charge sociale, pas de congés payés, pas de frais de formation, pas de congés maladie…
- L’entreprise n’a pas une charge de travail suffisante pour l’embauche d’un salarié et même à mi-temps, la télésecrétaire intervient pour des besoins réguliers ou ponctuels.
- Il n’y a pas non plus d’investissement matériel lié à l’embauche d’un collaborateur, pas d’ordinateur, pas d’imprimante à acheter.
- Il n’y a pas forcément d’engagement dans la durée, tout dépend de la prestation qui sera confiée bien entendu, mais dans ce cas une convention est signée. La prestation correspondant au travail effectué et est facturée selon les termes conclus dans le devis signé au début de la relation contractuelle. Il n’y aura donc aucune surprise désagréable.
Un gain de temps pour les entrepreneurs
Il s’agit de la principale raison pour laquelle les artisans ou entrepreneurs font appel à une indépendante, c’est le gain de temps. Le temps c’est de l’argent.
En faisant appel à une aide extérieure, en déléguant les tâches administratives de manière régulière, un artisan ou entrepreneur peut se concentrer et se consacrer pleinement à son cœur de métier, pour développer son réseau, prospecter, gagner une nouvelle clientèle, augmenter la productivité, meilleur pilotage de l’activité.
D’autant plus que ces tâches peuvent sembler pour certains chefs d’entreprises, ennuyeuses, chronophages, interminables, en dehors de leurs domaines de compétences, voir insupportables.
La polyvalence et l’autonomie de l’assistante administrative
L’assistante administrative freelance rencontre tout type de missions et est confrontée à différents cas de figure, elle sait s’adapter aux différentes situations ainsi qu’aux différents environnements de travail de ses clients.
Les principales missions qui peuvent être confiées à la secrétaire vont :
- La gestion administrative (gestion téléphonique et mail, classement et archivage, tenue d’agenda, organisation de déplacement…),
- La gestion commerciale (mise en place et mise à jour de tableau de bord, saisie et suivi des devis, suivi facturation et règlement, relance impayées …),
- La comptabilité préparatoire (collecte et contrôle des notes de frais, pointage et rapprochement bancaire, transmission des documents à l’expert-comptable).
Bien entendu cette liste est non exhaustive, et d’autres tâches peuvent être proposées par la secrétaire freelance comme la retranscription audio par exemple. Attention, certaines missions nécessitent une expertise spécifique, l’assistante administrative ne pourra en aucun cas de substituer à un responsable des ressources humaines, un avocat ou un expert-comptable (d’autant plus que dans ce dernier cas l’exercice illégal de la comptabilité relève du domaine pénal, art433-17).
L’assistante gère son planning en toute autonomie, elle peut prendre en compte des demandes de missions urgentes, des demandes de missions sur des jours particuliers ou des créneaux horaires spécifiques.
La secrétaire freelance apportera aussi un regard extérieur et un avis externe. Elle peut apporter des conseils organisationnels, des techniques pour permettre un gain de productivité.
Comme indiqué dans le titre, l’assistante administrative est indépendante, et donc son propre patron. Elle mesure parfaitement les obligations et les contraintes de la gestion d’une entreprise. Son intérêt est de garantir une qualité parfaite d’exécution des taches, un respect des délais et une satisfaction de sa clientèle.
